Kriz Ortamında Güvenilir Bir Rota Belirleme

Bu süreçte işletmeler, daha dayanıklı bir operasyon ve finansal yapılanma çabasıyla, likidite, fon sağlama, uzaktan çalışma, üretimin devamlılığını sağlama, operasyonel maliyetleri azaltma konularında bir arayışa girdiler.

Koronavirüs salgınından kaynaklı belirsizlik nedeniyle yön duygusunun kaybolduğu bir dönemden geçiliyor. Küresel salgın, afet, savaş hâllerinin ekonomiye etkisini öngörmenin neredeyse olanaksız olduğu bir ortama uyum sağlamak için beceri kazanmaya çalışıldığını dile getiren CottGroup Yönetici Ortağı Selim Tankut Akdağ, “Birçok firma iş sürekliliğini sağlamak için oluşturdukları felaketten kurtulma planlarında, yaşandan Covid-19 pandemisi boyutunda bir virüs salgınının etkilerini dikkate almamıştı. Kriz ortamında rota belirlemek ve süreklilik sağlamak için ise firmalar, temel olarak üç farklı olgu üzerinde yoğunlaştılar. Bunlar çalışanların ve ailelerinin hayatı ve sağlık koşulları; iş süreçleri ve finansal güçlüklerin üstesinden gelmek; iş ortaklıkları, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin devamlılığını sağlayarak aktif iş süreçlerini yeniden yapılandırmadır” diyor.

Operasyonel maliyetlerin yönetimi

Belirli sektörlerin küresel salgın nedeniyle durma noktasına geldiğini belirten Akdağ, bazı organizasyonların ise artık varlıklarını sürdüremediklerini kaydediyor. Faaliyetine devam eden işletmelerin ise daha dayanıklı bir operasyon ve finansal yapılanma çabasıyla, likidite, fon sağlama, uzaktan çalışma, üretimin devamlılığını sağlama, operasyonel maliyetleri azaltma konularında bir arayışa girdilerini ifade eden Akdağ, sözlerini şöyle sürdürüyor: “Salgın sürecinde yaşanan gelişmelere paralel olarak, çalışanların desteklenmesine yönelik yeni yasal düzenlemeler, işletmelerin mevzuat konusunda daha zengin ve doğru bilgiye ulaşma ihtiyacını ortaya çıkardı. Bu süreçte çalışma hayatında yaşanan olumsuzlukları bertaraf etmek için yürürlüğe giren fesih yasağı, kısa çalışma ödeneği gibi konuların yanında, İş Sağlığı ve Güvenliği alanında yapılması gerekenler ve devam eden Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyum gereksinimleri hem şirket yönetiminin hem de İnsan Kaynakları departmanlarının yükünü oldukça arttırdı.”

Artan dış kaynak kullanımı ihtiyacı

Akdağ, Covid-19 salgını ile çeşitli kadroların uzaktan çalışmaya başlamasının ve bu durumla birlikte ortaya çıkan operasyonel güçlüklerin, kurumlara önemli bir deneyim kazandırdığını kaydediyor. Akdağ, “Bu deneyim, gitgide karmaşık hâle gelen mevzuat konusundaki danışmanlık ihtiyaçları ile birleşince, firmalar bu alanda uzman bir kuruluş ile iş birliği yapma fikrine daha sıcak bakmaya başladılar. Dış kaynak desteği arayışında yaygın görülen talep, ücret bordrosu hesaplama ve bununla ilgili işe giriş, işten çıkış, banka ödeme listesi, raporlama gibi tüm süreçlerin bir bordro hizmet tedarikçisi yürütülmesi (payroll outsource) alanında olur” diyor. Akdağ, bu konuda ihtiyacın artmasının başlıca nedenlerini şöyle sıralıyor:

• Sürekli değişen mevzuatın yanlış uygulanması hâlinde oluşacak riskleri azaltmak.
• Kişisel verilerin korunması konusunda daha güçlü bir altyapı sunan sistemler üzerinde bordro hesaplanması ve gerektiğinde özlük bilgilerinin tutulması (özellikle saklama sürelerinin takibi ve veri güvenliği bakımından).
• Uzaktan çalışma döneminde daha dağınık yapılar yerine, tek bir sorumlu taraf ile iş birliği geliştirme ihtiyacı.
• Değişen takvimlere, yasal sürelere, sokağa çıkma yasaklarına uygun olarak; puantaj, ödeme ve bordro kapanış tarihlerine göre oluşturulacak esnek zaman çizelgeleri ile hızlı aksiyon alma.
• Yeni nesil self-service İnsan Kaynakları yazılımları ile ekip üyeleri arasında etkin bir iş birliği sağlamak.
• Yöneticilerin izin süreçlerini online olarak yönetebilmesi ve gelişmiş onay süreçlerinden yararlanma.
• Yeni yasalar, destek ve teşvikler sonucunda ortaya çıkan detaylı ve esnek rapor ihtiyaçları.
• Bordro outsource yöntemiyle elde edilen, global olarak ortalama kabul edilen %51 maliyet avantajı.
• Hem şirket yönetiminin hem de İnsan Kaynakları Departmanının gizlilikten ödün vermeden diğer iş süreçlerine odaklanmasının sağlanması yoluyla artan verimlilik.
• Ücret bordrosunun çalışan tarafından her ay ödeme öncesinde görüntülenebilmesi.
• İşe giriş ve işten çıkışların hızlı ve merkezî hâle getirilmesi.

Operasyonel ve teknolojik kapasite belirleyici olacak

Yaşanan gelişmelerin mevcut bordro dış kaynak tedarikçilerinin hizmetlerine nasıl yansıdığı sorusunun, teknolojik kapasite, gizlilik ve güvenlik açısından oldukça önem arz ettiğini vurgulayan Akdağ, koronavirüs pandemisi öncesinde alt yapısına yatırım yapmayan ve süreçlerini tamamen dijitalleştiremeyen dış kaynak sağlayıcılarının hem süreklilik hem de kişisel verilerin korunması konusunda önemli sıkıntılar yaşadıklarını aktarıyor. Akdağ, “Sonuç olarak kurumlar; ekonomik kriz, sokağa çıkma yasağı ve diğer kısıtlamaların yarattığı olumsuz koşullara, bulut tabanlı sistemler ve dijital hizmetler ile cevap verilebileceğini yaşayarak tecrübe ettiler. Bir organizasyonun bu birikimi, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel bir şekilde süreçlerine yansıtması, önemli bir değişim gerektiriyor. Bu noktada belirsizliklere karşı dirençli bir iş ortağının da geleneksel hizmet sunmanın ötesinde dijital çağın ihtiyaçlarına uygun hızlı, verimli ve kaliteli hizmet sağlayan bir organizasyon olması fark yaratacaktır” diyerek sözlerini tamamlıyor.